Officier d'état civil - Agent d'accueil (H/F)

À propos du poste

Mission 1 : Accueil et information du public Accueillir le public avec amabilité Prendre des messages S'exprimer clairement et reformuler les demandes Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques Appliquer les règles de communication et de protocole Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous Mettre en relation des correspondants Gérer les situations de stress et savoir réguler les tensions avec les usagers Réagir avec pertinence aux situations d'urgence Conserver neutralité et objectivité face aux situations Adapter son intervention aux différents publics

Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d'état civil Renseigner sur les services de l'état civil Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l'obtention d'un acte d'état civil Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil Vérifier les conditions règlementaires relatives à l'instruction des demandes et l'authenticité des documents fournis Établir les différents actes d'état civil Garantir la confidentialité et l'authenticité des actes reçus et transmis Rédiger des courriers liés à l'état civil

Mission 3 : Tenue administrative des registres d'état civil Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés Contrôler l'élaboration des extraits de registre Apposer et rendre public les mentions marginales Participer à la sécurisation et à la préservation physique des registres

Mission 4 : Gestion des mariages, PACS, baptême républicain Accueillir et renseigner les usagers Contrôler la constitution du dossier lors du dépôt de ce dernier Préparer les célébrations et transmettre les informations à l'élu en charge de la cérémonie

Mission 5 : Opérations funéraires et gestion du cimetière Accueillir et renseigner les familles Proposer et délivrer les concessions Délivrer les autorisations funéraires nécessaires après contrôle du dossier fourni Connaître les procédures de reprise de concessions temporaires et perpétuelles et savoir les mettre en pratique Veiller à la bonne gestion des dossiers funéraires

Mission 6 : Activités annexes en lien avec l'état civil Suivi du recensement militaire : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement ; organiser la transmission des documents au bureau du service national Délivrance de documents : attestation d'accueil, livret de famille, certificat de domicile, certificat de vie, déclaration de meublés de tourisme,. Formation et transmission de savoirs entre officiers d'état civil au sein de l'équipe

Mission 7 : Instruction des titres sécurisés Accueil physique et téléphonique du public Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres

Conditions d'exercice Temps complet Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours + 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)

Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus), COMEDEC

Particularités : Travail en bureau et guichet d'accueil Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public Devoir de confidentialité Travail par roulement le samedi matin à l'accueil de la Mairie Conditions salariales : Rémunération statutaire de la grille d'adjoint administratif + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + NBI 14 RTT Prise en charge de l'abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d'un forfait mobilités durables jusqu'à 300 euros annuels (prestations cumulables), d'une participation financière de l'employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%), des titres restaurant d'un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%, de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS