ASSISTANT.E ADMINISTRATIVE PEDAGOGIQUE (H/F)

À propos du poste

DEFINITION DU POSTE : Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.

MISSIONS PRINCIPALES : > GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE - Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription. - Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances. - Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation. - Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives. - Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation. - Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.

> GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA - Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es. - Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours. - Contrôler la complétude et la cohérence des informations. - Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité. - Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.

> COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS - Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique. - Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil. - Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es. - Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es. - Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements. - Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.

> RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION - Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien. - Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique. - Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation. - Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation. - Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.

PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques